דרוש/ה מנהל/ת לשכת מנכ"ל - מפעל בדרום

* ניהול אדמיניסטרטיבי, התנהלות וביצוע תיאומים לוגיסטיים ומנהלתיים מול ממשקים פנים וחוץ ארגוניים.
* ניהול יומני פגישות של מנכ"ל החברה + סמנכ"לים (תפעול, כספים) + יו"ר
* ניהול תיקי ביטוח (בשת"פ עם סמנכ"לי תפעול + כספים)
* טיפול בפעילויות רווחה (בשת"פ עם סמנכ"לית מש"א)
* ניסוח והדפסת מיילים, מכתבים וחומרים מקצועיים.
* אחריות על סדר וארגון משרדי ההנהלה.
* אחריות מלאה על חדרי ישיבות (לו"ז + תיאום + תחזוקה)
* סיכומי פגישות ופרוטוקולים, צילום ותיוק (אחריות על ארכיון החברה)
* ניהול תיקי מסמכים/חוזים/הסכמים לכלל החברה – ממוחשב + ידני.
* ניהול חלוקת הציוד משרדי, כיבוד וחומרי ניקוי.
* קבלת אורחים של הנהלה, מענה וניתוב שיחות טלפון ופקסים בעמדת הקבלה.
* טיפול כולל בדואר מכתבים ומשלוח חבילות שיוצאות ונכנסות לארגון.
* טיפול כולל בטיסות לחו"ל (הזמנת כרטיסי טיסה, ביטוח נוסעים, ליווי ומתן מענה לשינויים לעובדים שנמצאים בחו"ל).
* אחריות כוללת על אירוח בארץ ומחו"ל לרבות הזמנת מלון וליווי לוגיסטי של אורחים מחו"ל.
* מזכירת האסיפה / ועד הנהלה, ניהול פרוטוקולים ומעקב .
* תחזוקת אתר האינטרנט.

משרה מלאה, 9 שעות תחילת עבודה בין השעה 8:00-8:30
דרישות התפקיד
- השכלה אקדמאית – חובה
- אנגלית בסיסית
- שליטה בישומי אופיס- חובה
- ניסיון אדמיניסטרטיבי – יתרון משמעותי
- נעימה, שירותית ואסרטיבית
- יכולת לבנות תהליכי עבודה
- ירידה לפרטים
- יכולת התמודדות בסביבה מרובת ממשקים, סביבה נוכחית "מתנהלת" ולא "מנוהלת" ושיפור סביבת עבודה זו כך שתהיה "מנוהלת"
- נכונות לעבודה בשעות נוספות בעת הצורך