למטה נעמת בתל אביב, דרוש.ה מזכיר.ה למנהלת תחום הפעילות המרחבית-ארגונית, 5 י"ע 100% משרה. במסגרת התפקיד:
- מענה טלפוני מקצועי ואדיב לפניות מגוונות
- ניהול התכתבויות במייל ומעקב אחר תגובות
- ניהול יומן מורכב כולל זימון פגישות ווובינרים רבי משתתפים
- תיאום פגישות עם גורמים פנים וחוץ ארגוניים
- הכנת מסמכים, מכתבים ומצגות מקצועיות
- טיפול בהוראות תשלום ועיבוד חשבוניות
- מעקב שוטף אחר תקציב תחום הפעילות הארגונית-מרחבית
- ריכוז נתוני תקציב ודיווח למנהלת התחום
- סיוע בהכנת דוחות ביצוע תקציב ומעקב אחר סטיות
- סיוע בהפקת כנסים וימי עיון מקצועיים
- סיוע בארגון טקסים ותוכניות הדרכה
- סיוע בארגון פעילויות ליום המאבק למניעת אלימות במשפחה
- תיאום לוגיסטי של אירועים והדרכות
- תיאום בין מחלקות ויחידות שונות בארגון
- עבודה מול גורמים פנים וחוץ ארגוניים
- מטלות נוספות בהתאם לדרישת הממונה
דרישות התפקיד
- שליטה מלאה ורמה גבוהה ביישומי מחשב
- עבודה מקצועית על קבצי Excel (נוסחאות, טבלאות, גרפים)
- שליטה מלאה ב-Outlook לניהול דואר אלקטרוני ולוח זמנים
- שליטה מלאה ב-Word לעריכת מסמכים מקצועיים
- היכרות עם מערכות ניהול משרדיות ו-CRM
- יכולת התנסחות בעל פה ובכתב ברמה גבוהה
- יכולת ניסוח מכתבים רשמיים ומסמכים מקצועיים
- יכולת עבודה מהירה וריבוי משימות (multitasking)
- בעלת יחסי אנוש מעולים ויכולת עבודה והשתלבות בצוות
- תודעת שירות גבוהה ויחס אדיב ללקוחות
- דיסקרטיות מוחלטת ושמירה על סודיות
- אמינות ומהימנות בביצוע משימות
- ניסיון קודם כמזכירה - יתרון משמעותי
- ניסיון בעבודה עם ארגונים ללא כוונת רווח- יתרון
- ניסיון בארגון אירועים ופעילויות - יתרון
- הכרות עם העולם הרלוונטי לפעילות חברתית ונשית - יתרון