לרכבת ישראל דרוש/ה מזכיר/ת סמנכ"ל זמני/ת

מתן שירות וניהול לשכת סמנכ"ל

תכנון יומן שבועי ועדכונו בהתאם לצורך.
זימון דיונים ופגישות בהתאם להנחיות הממונה ובתיאום עם הגורמים השונים.
מענה לטלפונים, רישום ההודעות והעברתן לנמען הרלוונטי.
ניסוח והקלדת מכתבים.
הפקת חומרים (מפרטים, חוברות עבודה, פרוטוקול, שונות).
תיוק החומרים בתיקיות הרלוונטיות.
טיפול בכל סוגי הדואר הנכנס והיוצא.
צילום והפצת המכתבים החתומים ע"י הממונה.
רישום, מיון והפצה לדואר (מייל/נייר).
איסוף דואר נכנס, רישומו מיונו והפצתו.
ריכוז נתונים וחומרים אודות פרויקטים המנוהלים בחטיבה
ריכוז עבודות ועדה בהתאם להוראות הממונה.
מעקב אחר החלטות.
מעקב אחר משימות ופרויקטים של החטיבה.
הכנת מצגות
ניהול יועצים וספקים ברמה אדמיניסטרטיבי
דרישות התפקיד
בעל/ת בגרות מלאה לפחות.
ניסיון של שנתיים לפחות בעבודה אדמיניסטרטיבית במהלך 10 השנים האחרונות,
הכולל: תיאום פגישות, ניהול יומן, מעקב ובקרה אחר משימות.
שליטה מלאה ב-OFFICE כולל: הכנת מצגות ועבודה עם Excel.

יתרונות:

תואר אקדמי – יתרון.
ניסיון בניהול לשכה- יתרון

כישורים נוספים:

כושר ביטוי בכתב ובעל פה בעברית ברמה גבוהה.
כושר ביטוי בכתב ובעל פה באנגלית ברמה טובה