מזכיר/ה ורכז/ת כספים

אחוזי משרה: 50 % משרה (חצי משרה).
מיקום: חיפה.
תקופת העסקה: 4 חודשים.
‏תיאור תפקיד כללי: מזכיר/ה ורכז/ת כספים במשרדי חטיבת ר"פ בצפון:
משמש/ת כמזכיר/ה ורכז/ת כספים במשרדים הצפוניים של החטיבה
אחרא/ית על ניהול יומן, תיאום, ארגון והכנת פגישות וישיבות, כולל אל מול גורמים מחוץ לעמידר בצפון.
מענה לטלפונים, קבלת שיחות, סינון שיחות והעברת שיחות.
סיוע בקבלת הקהל והפנייתו לגורם המתאים להמשך טיפול.
ביצוע עבודות מזכירות , לרבות הדפסות, תיוק, צילומים.
טיפול בדואר ובין היתר טיפול בכל הדואר קבלה ומשלוח – פנימי וחיצוני, כולל הפצתו לעובדים, ניהול ורישום צ'קים דחויים.
אחריות לתקינות הציוד בחטיבה ולהזמנת בעלי מקצוע/נותני שירותים וספקים בהתאם לצורך.
אחריות לתחזוקת המשרדים באמצעות חברות הניקיון והגינון.
טיפול בתחזוקה השוטפת של המשרדים – תיקון ליקויים בסיוע נותני השירותים השונים.
קבלת פניות והעברתם לטיפול הגורם המוסמך ומעקב עד למתן תשובה לפונה.
רכש וציוד : ביצוע הזמנות רכש, מעקב אחר קבלת ההזמנות ואישור החשבונות לתשלום, טיפול בספירת מלאי, פסילת ציוד והעברתו לגורם מטפל וקבלת ציוד חדש.
אחראי/ת על רישום ודיווח חודשי של דוחות נוכחות העובדים .
סיוע בארגון אירועים המתקיימים בגזרה הצפונית.
בדיקת חשבונות בשימוש החטיבה טרם העברתם לתשלום כגון: בזק, ארנונה, חשמל וכו.
תקצוב הזמנות עבודה בכל התחומים (מכר , דמ"פ , רישום , אחזקה)
בדיקת תעריפים לתשלום.
הקלדת חשבונות לתשלום לספקים : אחזקה, משפטי, מודדים, ציוד משרדי, חקירות , אדריכלים, שמאים, רישום,
חישוב שכ"ד לפני ואחרי וועדות (מול תעריפים עפ"י חוק הגנת הדייר)
מעקב התחייבויות פתוחות
הקלדת שיקים דחויים בהנהלת חשבונות ואישור הדיווח בנכס
אישור זיכויים בהוצל"פ
אישור הסדרים זיכויים וחיובים במנוף
טיפול בחובות ארנונה ומים כולל דיווחי מכר ושינוי סטטוס מחזיקים
בדיקת ואישור תשריטים כולל אירועים.
העובד/ת יבצע כל משימה שתוטל ע"י מנהל ישיר
דרישות התפקיד
השכלה - השכלה 12 שנות לימוד לפחות ו/או תעודת בגרות.
ניסיון קודם נדרש – לא הכרחי
כשירות פיזית – לא רלוונטי
תכונות אישיותיות - אחריות, שירותיות, יכולת עבודה בתנאי לחץ, עצמאות בביצוע תפקיד, כושר ארגון, יוזמה ויצירתיות, יכולת ביטוי בכתב ובעל פה, יחסי אנוש טובים מאוד.
ידע נדרש במערכות מחשב - יישומי Office השונים: Word, Excel, Power Point, Outlook.