חילן מגייסת מזכירה l משרה מלאה l תל אביב

לחברת חילן דרושה מזכירה לתפקיד תפעולי ואדמיניסטרטיבי מגוון במחלקת הרכש והלוגיסטיקה.
התפקיד כולל אחריות על ניהול יומנים, עבודה שוטפת מול ספקים, ריכוז תחום הרכב, תמיכה אדמיניסטרטיבית במחלקה וטיפול בממשקים פנים-ארגוניים.
תחומי אחריות עיקריים:
-ניהול ותיאום יומנים, לרבות פגישות פנימיות וחיצוניות.
-ריכוז נושאי הרכב: הזמנת רכבים, טיפולים, טסטים, ניהול כרטיסי תדלוק, טיפול בנזקים, מעקב חשבוניות (כ-230 רכבים)
-עבודה מול ספקים: הזמנות רכש, טיפול בחשבוניות (כביש 6, פנגו, בזק, אוויס, הרץ ועוד)
-אחריות על קליטת כרטיסי עובדים חדשים, אובדן, הנפקה וסיום העסקה
-ניהול קופה קטנה, שליחויות, חניות ואירוח
-תמיכה במערכת ה- CRM: פתיחת אנשי קשר, עמדות לתשלום, הפקת הצעות מחיר
-סיוע הכנת הסכמים, סיוע בימי עיון, ארגון כיבוד וחדרי פגישות
-בירורים מול ממשקים פנים-ארגוניים בנושאים הקשורים לרכש, לקוחות והסכמים
-תמיכה אדמיניסטרטיבית למנהלת התחום – ניהול כולל של התיקים שבאחריותה
דרישות התפקיד
-נדרש ניסיון אדמיניסטרטיבי של לפחות שנתיים – חובה.
-שליטה ב-Excel ובמערכות ממוחשבות – חובה
-יכולת ארגון, סדר, ירידה לפרטים ועמידה בלוחות זמנים
-אחריות אישית, תודעת שירות גבוהה ויכולת עבודה מול ריבוי ממשקים
-יוזמה, עצמאות, יכולת הנעת תהליכים ומעקב אחר ביצוע
-הבנה לוגית ויכולת למידה של מערכות טכנולוגיות
-זמינות לשעות נוספות במידת הצורך