רכז.ת מטה ומנהל.ת יומן מנכ"לית

מעוז פועלים לקידום מענה לאתגרים הבוערים הניצבים בפני מדינת ישראל בתחום החברתי-כלכלי, באמצעות בניית רשת של מנהיגים המגיעים מהמגזרים החברתי, הממשלתי והפרטי, ומייצגים קהילות שונות בחברה, אשר פועלים יחד ומובילים יוזמות ושינויים משמעותיים בחברה הישראלית.

אנו מחפשים רכז/ת מטה למטה המנכ"לית!
העבודה במשרה מלאה במשרדי הארגון הממוקמים בלוד, ובכפיפות לראש מטה המנכ"לית.

תחומי האחריות במסגרת התפקיד
ניהול יומן מורכב – ניהול יומנה האינטנסיבי של המנכ"לית, עם חשיבה על ייעול הזמן ותנאים אידיאלים לפגישות. תיאום פגישות, הסתכלות עתידית על היומן אל מול הגאנט הארגוני וגזירת זמני הכנה ומשימות, תוך כדי התמודדות עם בלת"מים ושינויים בזמן אמת.

ניהול אדמיניסטרטיבי – מעקב אחר תיבת המייל של המנכ"לית, איסוף אג'נדות לפגישות, ריכוז והכנת החומרים הנדרשים לפגישות וכתיבת סיכומי פגישות בעת הצורך.

עבודה צמודה עם ראש מטה המנכ"לית – מעקב וביצוע משימות שוטפות ואקשן אייטמס שנגזרים מהפגישות השונות, ניהול ההכנות לפגישות.

אחריות על ניהול לוגיסטי של מפגשים ארגוניים – ניהול אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי של ישיבות ארגוניות, ישיבות הנהלה ואירועי מטה שונים.

עבודה בממשקים – הנהלת מעוז, ומנהלי היומנים שלהם, צוות וגורמים בכירים במשק ובעלי עניין נוספים
מעקב אחר תקציב מטה המנכ"לית – עבודה עם מערכתERP , אקסל, הזנת חשבוניות, תכלול ואחריות על הוצאות היחידה

ניהול ידע – עבודה עם מערכות ניהול המידע של הארגון לצורך ניהול בקרה ומעקב

ניהול מעטפת לוגיסטית אישית ומקצועית של מנכ״לית הארגון – דאגה לארוחות צהריים וסידור המרחב בו היא נמצאת בין הפגישות.
דרישות התפקיד
ניסיון קודם של כשנה בתפקידי עוזר/ת אישית/תפעול/ניהול משרד/הפקה – חובה
שליטה טובה ביישומי Office, Monday
אנגלית ברמה טובה – דיבור, קריאה וכתיבה
תואר ראשון – יתרון

כישורים ומאפיינים נדרשים

חיבור לחזון ולמשימה של מעוז
יחסי אנוש מצוינים; יכולות גבוהות של תקשורת וביסוס אמון, יכולת הנעה שלא מתוך סמכות פורמאלית
אהבה לסדר וארגון, דיוק בפרטים והקפדה על סטנדרטים גבוהים
אמינות וסטנדרטים גבוהים של אתיקה ודיסקרטיות
נכונות לעבודה בשעות לא שגרתיות בתפקיד דורשני ומאתגר
שירותיות גבוהה לצד אסרטיביות ונחישות
חוסן; יכולת עבודה תחת לחץ, שינויים מרובים, ותנאי עמימות
יכולת עבודה בצוות
פרואקטיביות ויכולת לעבוד באופן עצמאי בשוטף
ייצוגיות ויכולת לעבוד באופן שוטף מול גורמים בכירים
אופטימיות ושמחת חיים!