מזכירת באק אופיס

תיאור תפקיד:
מזכירה מנוסה ואחראית לחברה מובילה ובוטיקית , המספקת שירותים למיטב החברות בעולם. התפקיד דורש יכולת עבודה בסביבה דינאמית ומגוונת, תוך מתן שירות מקצועי ואיכותי.
תחומי אחריות:
ניהול הזמנות:
קבלת הזמנות מלקוחות ועיבודן במערכת הממוחשבת.
תיאום ותזמון הזמנות מול מחלקות החברה השונות.
הכנת הצעות מחיר, אישור הזמנות ומעקב אחר תהליך ההזמנה עד לאספקה ללקוח.
טיפול במשלוחים:
תיאום משלוחים עם ספקים ולקוחות, כולל עבודה מול חברות שילוח ועמילי מכס.
הכנת מסמכים נדרשים למשלוחים, כגון חשבוניות, תעודות משלוח ודו"חות מעקב.
מעקב אחרי משלוחים והבטחת הגעתם בזמן ובצורה תקינה.
תמיכה אדמיניסטרטיבית:
ניהול יומנים ותיאום פגישות למנהלים ולעובדי החברה.
מענה לטלפונים וקבלת לקוחות ואורחים במשרד.
סיוע בהכנת מצגות, מסמכים ודיו"חות.
עבודה מול ממשקים חיצוניים ופנימיים:
התכתבות שוטפת עם ספקים ולקוחות בארץ ובחו"ל.
עבודה צמודה עם מחלקות הרכש, הלוגיסטיקה והשירות.
משרה מלאה
ניידות חובה
דרישות התפקיד
ניסיון קודם כמזכירה בתפקיד דומה – יתרון משמעותי.
ניסיון בניהול הזמנות ובטיפול במשלוחים.
שליטה מלאה בתוכנות Office, כולל Excel, Word ו-Outlook.
שליטה בתוכנות ניהול הזמנות ומלאי (Priority – יתרון).
יכולת עבודה בסביבה ממוחשבת והתנהלות מול מערכות מידע.
יחסי אנוש מעולים, יכולת עבודה בצוות ושירותיות גבוהה.
אנגלית ברמה גבוהה (כתיבה ודיבור) – חובה.
יכולת עבודה בסביבה דינאמית וריבוי משימות