מנהלת אדמיניסטרטיבית

תיאור משרה – מנהלת אדמיניסטרטיבית

תיאור התפקיד
המנהלת האדמיניסטרטיבית תשמש יד ימינה של מנהלת החברה (ורד) ותנהל את הפעילות
השוטפת של המשרד. התפקיד כולל ניהול יומן ותיאומים, טיפול בבק אופיס (Back Office),
התנהלות מול ספקים ולקוחות, הכנת דוחות ומעקב אחר פעילות המשרד.
תחומי אחריות
1. ניהול ותיאום יומן
o תיאום פגישות, ראיונות ונסיעות, תוך הבטחה לסדר יום יעיל.
o מעקב אחר שינויים ועדכונים בלו"ז ויידוע הצוות הרלוונטי.
2. טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף
o מענה לטלפונים, סינון שיחות ומענה ראשוני ללקוחות ולספקים.
o תיוק מסמכים, ניהול קבצים (פיזיים ודיגיטליים) וארגון סביבת העבודה.
o טיפול בדואר נכנס ויוצא, הזמנת ציוד משרדי ועבודה שוטפת מול ספקים.
3. הכנת דוחות ומעקב תקציבי
o הפקת דוחות יומיים/שבועיים/חודשיים על הפעילות במשרד לפי צורך (כגון: סיכום
פגישות, ריכוז משימות, הוצאות והכנסות).
o מעקב אחר חשבוניות ותשלומים לספקים, עבודה מול הנהלת חשבונות חיצונית.
4. תמיכה בפרויקטים מיוחדים
o סיוע בהכנה לקראת אירועים, הדרכות או ישיבות הנהלה.
o עבודה מול שותפים וגורמים פנימיים בארגון כדי לוודא שהמשימות מתבצעות על פי
התכנון.

5. שירות לקוחות וגיבוי למחלקות נוספות
o מתן מענה שוטף ללקוחות החברה, חיבור אל הגורמים הרלוונטיים.
o תמיכה למגייסות או למחלקות נוספות בעת עומס או בהיעדר כוח אדם.

דוגמאות למשימות יומיות
? בדיקת תיבת המייל המרכזית וסינון פניות נכנסות.
? עדכון יומן הפגישות ותיאום מול כל המעורבים.
? הזמנת ציוד חסר למשרד או תיאום שליחויות דחופות.
דוגמאות למשימות שבועיות
? ריכוז והפצה של דוח מצב הכולל משימות שבוצעו ומשימות קרובות.
? בדיקת סטטוס חובות מול ספקים או לקוחות וזיכויים כספיים.
? ישיבת תיאום עם ורד לטובת סיכום השבוע והגדרת משימות לשבוע הבא.

דוגמאות למשימות חודשיות
? הפקת דוח סיכום חודשי הכולל פעילויות אדמיניסטרטיביות, תשלומים, והוצאות שוטפות של
המשרד.
? תיאום ישיבת סיכום חודשית, ריכוז דוחות ונתוני ביצועים רלוונטיים.
? בחינה מחודשת של תהליכי עבודה אדמיניסטרטיביים והצעת שיפורים לייעול.
דרישות התפקיד
ניסיון מחברת השמה- חובה