עוזר/ת אדמיניסטרטיבי/ת בלשכה המשפטית

מכרז חיצוני 1/2025 – עוזר/ת אדמיניסטרטיבי/ת בלשכה המשפטית

תואר המשרה : עוזר/ת אדמיניסטרטיבי/ת
היחידה : לשכה משפטית
מקום העבודה : תל - אביב
דירוג/ד ר ג ה : יד' –יז' בדירוג המנהלי בהסכם קיבוצי
כ פ י פ ו ת : ליועצת המשפטית

דרישות המשרה:

ניסיון של 5 שנים לפחות בעבודות מזכירות, לרבות ניסיון בארגון ניהול ו/או ניהול לשכה ובכלל זה מתן שירותי מזכירות לכלל עובדי הלשכה.
ניסיון בעבודה עם גורמי פנים בחברה ומחוצה לה.
יכולת וניסיון בניהול מספר משימות במקביל ועבודה בתנאי לחץ משתנים.
עברית ברמה גבוהה, אנגלית ברמה טובה.
שליטה מלאה בתוכנות מקצועיות, ניסיון בעבודה עם תכנה לניהול ולמעקב אחר החלטות.
דרישות התפקיד
תיאור התפקיד:

אחריות כוללת לניהול האדמיניסטרטיבי של הלשכה ובכלל זה מתן שירות לכלל עובדי הלשכה.
ריכוז הדיווחים התקופתיים וניהול מעקב אחריהם עפ"י החלטת הממונה.
הכנת חומרים לוועדות השונות ולדיונים, וביצוע מעקב בהתאם.
ביצוע מעקב אחר ביצוע החלטות המתקבלות בחטיבה, דיווח סטטוס של מידת יישום ההחלטות לממונה.
ביצוע מעקב אחר השלבים, ההתקדמות ולוח הזמנים של עבודות המתבצעות באחריות החטיבה. ביצוע עדכון ללוחות הזמנים ודיווח סטטוס לממונה.
ניהול תיקיית החטיבה, טפסים וציוד עזר לעבודות השוטפות של החטיבה. ביצוע גניזה בהתאם לנוהלי החברה.
הדפסת המסמכים של הממונה, דוא"ל, אופיס, תוכנה לניהול מעקב החלטות ועוד.
ניהול מעקב אחר שמישות המכון והמכשור המשרדי, דיווח על תקלות.
תיאום הישיבות בהן משתתפת הממונה ועובדי הלשכה, ריכוז המסמכים הרלוונטיים לישיבה, וריכוז סדר היום לישיבה והפצתו מבעוד מועד למשתתפי הישיבה.
הזמנת כיבוד עפ"י נהלי החברה.
ניהול הדואר הנכנס והדואר היוצא.
ניהול השיחות הנכנסות ואת השיחות שמבקשת הממונה לבצע.
ביצוע מטלות נוספות עפ"י הנחיית הממונה.

השכלה וכישורים נוספים המהווים יתרון :

בוגר/ת תואר אקדמאי ממוסד המוכר ע"י המוסד להשכלה גבוהה בישראל. בוגר/ת קורס מנהלי/ות לשכה. קורסים רלוונטיים נוספים.

ה ע ר ו ת
תינתן עדיפות מתקנת למועמדים כמפורט להלן :
למי שהוא/היא או אחד מהוריו נולד באתיופיה.
למי שהוא/היא בן/בת העדה הדרוזית.
1.4 לבני/בנות המגזר הערבי (לרבות הצ'רקסים).
2. המועמדים/ות המתאימים/ות ישלחו למבדקי התאמה.
3. נתוני המועמדים/ות המתאימים/ות יחויבו בבדיקה ביטחונית.
בהתאם לתקנות החברות הממשלתיות (כללים בדבר העסקת קרובי משפחה), תשס"ה – 2005, לא תישקל מועמדותו/ה של מועמד/ת אשר העסקתו/ה תגרום ליחסי כפיפות ישירים ו/או עקיפים ו/או לקשרי עבודה כמשמעותם בתקנות לעיל, עם קרובי משפחה המועסקים בחברה או במקרה בה קרבת המשפחה עלולה לעורר חשש לניגוד עניינים.
להנהלה שמורה הזכות לשנות מזמן לזמן את תיאור התפקיד הנ"ל, להוסיף או לגרוע ממנו.
תהליך ההגשה הינו מקוון, בכלל זה מילוי טפסים וצרוף מסמכים. הנכם מתבקשים להיכנס לאתר חברת נמלי ישראל למדור משרות פנויות. לא תיבחן מועמדות שלא עברה דרך המערכת.

את הבקשה יש להגיש לא יאוחר מיום 19.1.2025 .
המודעה מתייחסת לנשים/גברים כאחד. סודיות מובטחת