דרוש/ה רכז/ת מינהלת/ית לפקולטה למדעי החברה

רכז/ת מינהלת
ביה"ס למדע המדינה, ממשל ויחסים בינלאומיים - הפקולטה למדעי החברה
היקף ומעמד: 50% משרה תקנית
מתח דרגות : 8 - 11 בדירוג המינהלי

תיאור התפקיד:
אחריות על ריכוז כל הפעילות המנהלית של בית הספר, כולל:
- מתן שירותי אדמיניסטרציה לראש ביה"ס ומנהלת המערך המנהלי (מענה טלפוני, ניהול יומנים, קביעת פגישות וישיבות, שיבוץ חדרים, הכנת הזמנות רכש וכו').
- כתיבת פרוטוקולים בישיבות.
- השתתפות וסיוע בארגון אירועי ביה"ס.
- אחריות על מתקני ביה"ס ברמה יומית.
- מתן מענה לכל הפונים לביה"ס לרבות סגל אקדמי ומנהלי.
- סיוע בתפעול הרשתות החברתיות של ביה"ס.
- קיום קשר שוטף עם מגוון גורמים בפקולטה ובאוניברסיטה.
- ביצוע מטלות נוספות עפ"י הנחיית מנהלת המערך המנהלי.
דרישות התפקיד
- תואר אקדמי - רצוי . תעודת בגרות מלאה - חובה.
- ניסיון של מספר שנים בתפקיד אדמיניסטרטיבי עצמאי.
- ידיעת השפה העברית על בוריה כולל יכולת ניסוח והבעה בכתב, שליטה טובה בשפה האנגלית, לרבות יכולת הבעה ותכתובת בשפה זו.
- הכרת הנהלים והתקנונים האוניברסיטאיים ושליטה ב -ERP – יתרון.
- הבנה ברשתות חברתיות ותפעולן – יתרון.
- ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות ושליטה בתוכנות Office, לרבות Outlook, Excel, PowerPoint, Canva (יתרון), אפליקציות Google ועוד.
- יוזמה, עבודה עצמאית והשתלבות בעבודת צוות.
- יכולת התמודדות עם עומס וריבוי משימות.
- ארגון וניהול זמן, יכולת תקשורתית ותשומת לב לפרטים.
- נדרשת יכולת לשמירה על דיסקרטיות וסודיות.
- תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מעולים.

הערה: התפקיד כרוך בביצוע שעות נוספות בהתאם לצורך.
כפיפות: למנהלת המערך המנהלי של ביה"ס.