מזכיר/ה לאגף הפרויקטים– החלפה לחל"ד

• סיוע ומתן מענה אדמיניסטרטיבי לאנשי אגף הפרויקטים, לרבות:
o ניהול יומנים
o תאום ישיבות רבות משתתפים
o העלאת ישיבות בזום/Teams/Google-Meet
o הקלדה מהירה, תמלול וכתיבת פרוטוקולים וסיכומי ישיבות, מעקב והחתמת פרוטוקולים.
o סריקה, טיפול ותיוק מסמכים
o סיוע בהכנת טבלאות מעקב ומצגות.
• ניהול התקשרויות האגף – ניהול, מעקב ובקרה אחר דיווחי יועצים, אישורי חשבונות וסטטוס תשלומים, מעקב מסמכי אישורי ההתקשרויות והתחייבויות חשב, עבודה שוטפת מול הנהלת חשבונות לרבות עריכת דרישות תשלום.
• ניהול מערך ערבויות וביטוחי נותני השירות לאגף וזכייני הפרויקטים.
• ארגון כנסי האגף, ימי גיבוש האגף וסיורים.
• מעקב אחר גניזה, סריקה, טיפול במסמכים, קטלוג, שמירת ותיוק מסמכי האגף.
דרישות התפקיד
השכלה אקדמית – יתרון
שירותיות ויחסי אנוש מצוינים
ניסיון אדמיניסטרטיבי- שנה לפחות
אנגלית ברמה גבוהה- יתרון