רכז /ת אדמיניסטרטיבי /ת אישי /ת

למכון ויצמן למדע דרוש.ה רכז.ת אדמיניסטרטיבי/ת אישי/ת
ביצוע עבודה אדמיניסטרטיבית, הכוללת, בין היתר:
ניהול שוטף של המשרד: מענה טלפוני, ניהול יומנים וטיפול בתכתובות דואר.
מתן מענה לראש המחלקה הכולל ניהול יומן, ניהול המשימות השוטפות.
ניהול ועדכון שוטף של אתר המחלקה, ארגון ותיאום נסיעות לחו"ל, טיפול בהחזר הוצאות לחברי המחלקה והמרכז.
ליווי אדמיניסטרטיבי לפרויקטי בינוי מחלקתיים.
עבודה מול מדענים וסטודנטים מהארץ ומחול, כולל ליווי אדמיניסטרטיבי ומנהלי וטיפול בצרכים השונים שעולים מן השטח, במהלך שהותם במכון
סיוע בטיפול ובקרה על הזמנות רכש, ציוד ומשלוחים בארץ ומחו"ל, כולל אישור חשבוניות ותשלום מקדמות.
טיפול באירוח של מדענים וסטודנטים אורחים, בארגון כנסים מדעיים, סמינרים ואירועים מחלקתיים.
ביצוע משימות נוספות, בהתאם לצורך וע"פ בקשת הממונים

דרישות:

השכלה אקדמית
ניסיון של שלוש שנים בתפקיד אדמיניסטרטיבי - חובה (ניסיון בניהול משרד מדעי - יתרון)
ניסיון עבודה בסביבה מרובת ממשקים ובארגון כנסים מדעיים- יתרון
שליטה מעולה בכלים דיגיטליים, ויכולת גבוהה ללמוד ולאמץ טכנולוגיות חדשות באופן עצמאי.
שליטה מלאה ביישומי מחשב, בדגש על מערכות Outlook ו- Excel
שליטה בשפות עברית ואנגלית ברמה גבוהה, בכתב ובע"פ -חובה
יוזמה, אחריות, דיסקרטיות ויכולת התמודדות עם מספר משימות בו זמנית
יכולת עבודה באופן עצמאי ובצוות
תודעת שירות ותקשורת בינאישית ברמה גבוהה
נכונות לעבודה מעבר לשעות העבודה המקובלות, בעת הצורך המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.