רכז /ת אדמיניסטרטיבית

תיאור התפקיד:  ניהול וריכוז כלל הפעילות האדמיניסטרטיבית של בית הספר וסיוע לראש בית הספר ולמנהלת המערך המנהלי. טיפול אדמיניסטרטיבי במכלול הנושאים השוטפים ומתן סיוע ומענה לפונים. מתן שירות לסגל האקדמי. ארגון כנסים וימי עיון, סמינרים מחלקתיים ואירועי בית הספר. ביצוע הזמנות של כיבוד, ציוד משרדי וכדומה במערכת  ERP. בניית לוח ישיבות ואירועים שנתי ותיאום הישיבות של הוועדות השונות. זימון והשתתפות בישיבות מועצת בית הספר כולל רישום  פרוטוקולים וביצוע ומעקב אחר ההחלטות.  ניהול רשימות התפוצה. ריכוז ועדת מלגות בית הספר לסטודנטים כולל הקשר מול התורמים, הדקאנט ואגודת הידידים.  ניהול הטיפול בגיוס מועמדים למשרות סגל אקדמי. תכתובת שוטפת בשפות עברית ואנגלית. קשר עם גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה. ביצוע מטלות נוספות עפ"י הנחיות ראש בית הספר ומנהלת המערך המינהלי.

דרישות:

דרישות התפקיד: תעודת בגרות מלאה לפחות, רצוי תואר אקדמי. תישקל מועמדותם של עובדים ותיקים שאינם עומדים בדרישת ההשכלה ועברו השתלמויות מקצועיות רלוונטיות לתפקיד. ניסיון של מספר שנים בתפקיד אדמיניסטרטיבי. ידיעת השפה העברית על בוריה וידיעת השפה האנגלית ברמה טובה מאוד, לרבות יכולת הבעה ותכתובת בשפות אלה. ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות ושליטה בתוכנות OFFICE. הכרת הנהלים והתקנונים האוניברסיטאיים ושליטה ב- ERP - יתרון. יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בעבודה בצוות. יכולת התמודדות עם עומס וריבוי משימות. יוזמה, כושר תיאום וארגון, יכולת תכלול גבוהה, דייקנות ויכולת מעקב. תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מעולים. הערה: נדרשת נכונות לעבודה בשעות נוספות עפ"י הצורך. כפיפות: לראש בית הספר ולמנהלת המערך המינהלי. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.