עוזר/ת אישי/ת למנכ"לית

למטח, המרכז לטכנולוגיה חינוכית, ארגון חינוכי מוביל ובעל ניסיון של עשרות שנים, המשפיע על אלפי מורים ומיליוני לומדים בישראל ובעולם, אנחנו מחפשים עוזר/ת אישית למנכ"לית.
זו הזדמנות להצטרף לארגון יציב, חדשני ובעל השפעה רחבה על מערכת החינוך, ולעבוד בצמוד להנהלה בכירה בתפקיד משמעותי ודינמי.

תחומי אחריות:
-ניהול מלא של יומן המנכ"לית, כולל תיאום פגישות מורכבות עם גורמים בכירים, ממשקי ממשל, שותפים אסטרטגיים ויחידות פנים-ארגוניות.
-תכנון גאנט שנתי של פעילות המנכ"לית והכנת מצגות וחומרי רקע למפגשים.
-תפעול שוטף של הלשכה ומתן מענה לפניות.
-תפקוד כנקודת הקשר המרכזית של המנכ"לית לתיאום ואדמיניסטרציה מול מנהלים, לקוחות, שותפים וספקים.
-רישום וניסוח סיכומים ופרוטוקולים, מעקב אחר החלטות ותיעדוף משימות.
-תכנון ותיאום נסיעות מקצועיות בארץ ובחו"ל.
-ליווי והפקה של ביקורים רשמיים, מפגשי הנהלה ואירועים ארגוניים.
-עבודה מול ספקים, יועצים וגורמים לוגיסטיים ליצירת חוויית עבודה מקצועית ומאורגנת.
-ניהול רכש, חשבוניות, הוצאות, חוזים ותהליכי תיעוד. ניהול הדואר הנכנס והיוצא, הכנת מכתבים רשמיים, מסמכים ומצגות.
-ניהול תקציב הלשכה ובקרות ביצוע.

דרישות:

-ניסיון מקצועי של שנתיים לפחות בתפקיד דומה – חובה.
-השכלה אקדמית – חובה.
-שליטה טובה בכל יישומי office ו- outlook.
-ניסיון בניהול יומן מורכב ותיאום פגישות עם גורמים בכירים.
-יכולת לשמור על סביבת עבודה מסודרת, מאורגנת ומותאמת לצרכי המנכ"לית.
-יחסי אנוש מעולים, גישה שירותית, מסירות, לויאליות ואחריות.
-יכולת התנסחות טובה בעברית ובאנגלית.
-יכולת עבודה בסביבה דינמית, משתנה ובעלת מצבי עומס.
-יכולת ניסוח גבוהה: רישום סיכומים, כתיבת פרוטוקולים ומכתבים רשמיים.
-זמינות גבוהה גם בשעות לא שגרתיות.
ניסיון: 3-4 שנים