מזכיר/ה בלשכת ראש העיר

עיריית הרצליה – לשכת ראש העיר כפיפות : מנהלת לשכת ראש העיר היקף המשרה : 100% למשרה 5 ימי עבודה, יום אחד בשבוע 11:00-19:00 מתח דרגות: 6-8 בדרוג מנהלי או בדרוג מקביל תיאור התפקיד : · עבודה משרדית שוטפת, טיפול בדואר נכנס ויוצא, ניהול מסמכים · ניהול יומן ראש העיר, קביעת פגישות, זימונים, קשר עם גורמי פנים וחוץ · מענה טלפוני ומתן אינפורמציה ראשונית לפניות עובדי הרשות, גורמים חיצוניים ותושבים, וניתובן לגורמים הרלוונטיים · טיפול ומעקב אחר משימות הלשכה · השתתפות בישיבות, כתיבה והפצת פרוטוקולים בהתאם לצורך · עבודה תחת לחץ וריבוי משימות תוך עמידה בלו"ז · עבודה בימים ושעות בלתי שגרתיים ובשעות נוספות עפ"י צורך · ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש ע"פ הוראת מנהלת הלשכה תנאי סף: · 12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה לפחות כישורים ודרישות נוספות: · ניסיון מזכירותי / אדמיניסטרטיבי – יתרון · ניסיון קודם בניהול יומן פגישות מורכב - יתרון · יושרה, אמינות ודיסקרטיות · ייצוגיות, אדיבות, תודעת שירות גבוהה · דייקנות, קפדנות, סדר וארגון · שליטה מלאה ביישומי ה- office · ידיעת השפה העברית על בוריה, כושר ביטוי גבוה בכתב ובע"פ · יכולת עבודה בתנאי לחץ ועומס תוך עמידה בלוחות זמנים · יחסי אנוש מעולים ויכולת עבודה בצוות · יכולת ונכונות לעבודה מאומצת, בימים ושעות בלתי שגרתיים בהתאם לצורך