מזכירת לשכת מנכ"ל

תיאור המשרה –

מזכירת לשכת המנכ”ל משמשת כגורם מרכזי בתפעול השוטף של לשכת המנכ”ל, תוך תמיכה ישירה בפעילותו של המנכ”ל ועוזר המנכ”ל. התפקיד כולל ניהול יומן מורכב ודינמי, תיאום פגישות וישיבות עם גורמים פנים וחוץ-ארגוניים, מעקב אחר ביצוע משימות שהוגדרו על ידי לשכת המנכ”ל, ואיסוף חומרים רלוונטיים מיחידות הארגון לצורך הכנת ישיבות והצגות הנהלה.

ניהול ותיאום יומן מנכ”ל ועוזר מנכ”ל, כולל טיפול בשינויים ובשיבוצים דחופים.
תיאום פגישות מרובות משתתפים וישיבות פנים-ארגוניות וחוץ-ארגוניות.
הנעה, מעקב ובקרה אחר ביצוע משימות מול מנהלי הארגון בהתאם להנחיות המנכ”ל/עוזר המנכ”ל.
איסוף, ריכוז וסידור חומרים לקראת ישיבות הנהלה, וועדות ופורומים נוספים.
סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף בלשכת המנכ”ל.
עריכה והפקת דוחות.
תקשורת שוטפת עם בעלי תפקידים בכירים בארגון ומחוצה לו.

דרישות המשרה –

ניסיון של לפחות 3 שנים בתפקיד דומה (מזכירה בלשכה בכירה/מנהלת משרד בכיר).
תואר ראשון
היכרות עם העולם הטכנולוגי / פיננסי – יתרון משמעותי
שליטה מלאה ביומן Outlook וכלי Office (בדגש על Excel ו-PowerPoint).
ידע וניסיון בבניית מצגות, סיכומי דיון.
כישורי סדר וארגון מעולים ויכולת ניהול משימות מרובות במקביל.
אחריות אישית גבוהה, יוזמה ויכולת עבודה עצמאית.
כישורי תקשורת מצוינים ויחסי אנוש טובים.
דיסקרטיות, אמינות ונאמנות גבוהה.
זמינות מעבר לשעות העבודה המקובלות ובהתאם לצורך ותכולות העבודה.
מחויבות אישית גבוהה, יכולת עבודה תחת לחץ ובסביבה מרובת ממשקים
שליטה גבוהה בעברית: דיבור, כתיבה וניסוח

כישורים

ראייה מערכתית
תקשורת בינאישית ועבודת צוות טובה
ביצועיות – יכולת הוצאה לפועל
יכולת עמידה בתנאי לחץ
ראש גדול
דייקנות
יחסי אנוש טובים מאוד
עצמאות
יוזמה
מולטי- טסקינג

מיקום המשרה: ראשון לציון, משרה מלאה

כתובת לשליחת קו"ח – CV-MATAF@FIBI.CO.IL