מנהל/ת לשכת מנהלת בית החולים

דרוש/ה מנהל/ת לשכת מנהלת לבית החולים אסותא באר שבע
בימים אלה אנו מחפשים מנהל/ת לשכה למרכז הרפואי אסותא באר שבע. העבודה בכפיפות למנהלת המרכז הרפואי, בזמינות מיידית ובמשרה מלאה, עם נכונות לגמישות ולביצוע שעות נוספות.

תחומי אחריות:

ניהול יומן מורכב של מנהלת בית החולים, תוך עבודה מול גורמים בכירים בארגון, סיוע בתיאום פגישות מרובות משתתפים של מנהלי המטה.
יד ימינה של מנהלת המרכז- ליווי ותכלול הפגישות, עבודה שוטפת מול ספקים פנימיים וחיצוניים, כניסה לפגישות על פי הצורך, דיונים , פורמים וכתיבת פרוטוקולים וסיכומים.
מעקב אחר תכני הפגישות והמשימות.
הכנת חומרים ומצגות לקראת ישיבות מנהלת המרכז וההנהלה
ניהול שוטף של מתחם ההנהלה- הכנת חדרי ישיבות הכולל הזמנת כיבוד ,קבלת אורחים ואירוח, מענה טלפוני.
מענה טלפוני וניתוב פניות לעובדי בית החולים, מענה לפניות הציבור.
טיפול בדואר- כתיבת דואר עבור מטה בית החולים, קבלת דואר וניתובו לגורמים הרלוונטיים, ריכוז ושליחת דואר.
הזמנת ציוד מתכלה ומשרדי למשרדי ההנהלה
כתיבה והפצת ניוזלטר לעובדי המרכז
ניהול מדיה של המרכז הרפואי
אישור נוכחות מנהלי המטה

דרישות מקצועיות:

תואר ראשון בתחום רלוונטי
ניסיון דומה כעוזרת לשכה/ עוזרת אישית למנכ"ל – שנתיים לפחות
ניסיון בניהול פרויקטים- יתרון
שליטה מלאה בהכנת מצגות מקצועיות וביישומי אופיס

כישורים ומיומנויות אישיות נדרשות:

יחסי אנוש מצוינים
אמינות ויושרה
פרואקטיביות ויכולת עבודה עצמאית
דיוק, סדר ארגון והקפדה על סטנדרטים גבוהים
תפיסה שירותית גבוהה לצד אסרטיביות ונחישות
יכולות אבחנה בין עיקר לטפל
יכולות ניהול עצמי
יכולות הנעה ועבודה מול ממשקים רבים
יכולות ביטוי מרשימות בכתב ובע"פ
יכולת עבודה בקצב גבוה ותחת זמנים קצרים
נכונות לעבודה מאומצת וגמישות לשעות עבודה רבות