מנהל.ת לשכה אגף מערכות מידע

אנו מחפשים מנהל.ת לשכה מקצועי.ת, מסור.ה ויסודי.ת.
תפקיד זה מציע הזדמנות ייחודית לעבוד בסביבה דינמית וחדשנית, להיות במרכז העשייה הטכנולוגית ולהשפיע באופן ישיר על יעילות וארגון האגף.
ניהול שוטף, סנכרון ותמיכה אדמיניסטרטיבית כוללת עבור מנהלת האגף.
התפקיד מצריך הבנה של סדרי עדיפויות, יכולת עבודה עצמאית וממשקית כאחד, ומחויבות לסטנדרטים גבוהים של מקצועיות ודיסקרטיות.

תחומי אחריות עיקריים:

ניהול ותיאום יומנים מורכבים ודינמיים, קביעת פגישות רבות משתתפים, תיעדוף ותזמון אופטימלי, תוך התחשבות בסדרי עדיפויות משתנים.
מעקב פרואקטיבי ושיטתי אחר משימות, החלטות ופרויקטים באגף ובממשקים, והבטחת עמידה בלוחות זמנים.
סינון, מענה וטיפול שוטף בפניות טלפוניות ומיילים המגיעים ללשכה, ניהול התכתבויות רשמיות וסיוע בתקשורת פנים ארגונית.
הכנה, עריכה ועיצוב מצגות מקצועיות לפורומים בכירים (פנימיים וחיצוניים), ריכוז וניהול קבצי נתונים ומידע רגיש.
תיאום לוגיסטי מלא לישיבות פנימיות וחיצוניות של מנהלת האגף וצוותיה, כולל הכנת סדר יום, חומרים נלווים, תיעוד פרוטוקולים ומעקב אחר החלטות.
יצירת וניהול קשרי עבודה שוטפים עם מנהלים בכירים בחברה, מנהלי אגפים, מחלקות וגורמי מפתח חיצוניים.
סיוע אדמיניסטרטיבי ותפעולי בפרויקטים ויוזמות טכנולוגיות שונות באגף מערכות המידע.
עבודה עם חומרים מסווגים ורגישים, תוך הקפדה על דיסקרטיות ואבטחת מידע ברמה הגבוהה ביותר.
טיפול במשימות אדמיניסטרטיביות כלליות, כולל הזמנות ציוד, מעקב אחר חשבוניות וכו'.

כישורים:

גישה שירותית ומכוונות ללקוחות פנים וחוץ, יכולת לזהות צרכים ולספק מענה מקצועי ויעיל.
כישורי תקשורת מעולים בכתב ובע"פ, יכולת ניסוח בהיר, תמציתי ומדויק.
יכולת תעדוף משימות ועמידה בלוחות זמנים צפופים ובסביבת עבודה מהירה ודינמית.
רמה גבוהה של נאמנות, אמינות ושיקול דעת, יכולת עבודה עם מידע חסוי ורגיש.
מוטיבציה פנימית, יכולת עבודה עצמאית לצד שיתוף פעולה, לקיחת אחריות מלאה על משימות.
יכולת הסתגלות מהירה לשינויים ולמצבים בלתי צפויים.
הבנה וזיקה לעולם הטכנולוגי – יתרון.

דרישות התפקיד:

בעל/ת אנרגיה חיובית ויכולת לעבוד בקצב גבוה
בעל/ת יוזמה
בעל/ת חוכמה רגשית, דיפלומטיות וכושר ביטוי מעולה
סקרן/ית – רוצה להבין, ללמוד ולהתפתח בעולם הטכנולוגיה
יכולות ארגון, סדר ושיטתיות יוצאות דופן, עם הקפדה על פרטים ויסודיות.
השכלה אקדמית – יתרון.
שליטה מלאה ומוכחת ביישומי Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) ויכולת ללמוד מערכות ממוחשבות חדשות במהירות.
יכולת ביטוי גבוהה באנגלית בכתב ובע"פ – יתרון.

שעות עבודה: משרה מלאה, 5 ימים בשבוע בין השעות:

מקום העבודה: חולון.