מנהל/ת שירות מרפאתי/ת- המערך הנייד לבריאות האישה

הגדרת תפקיד – מנהל/ת שירות מרפאתי/ת  (עם כפיפים) המערך הנייד לבריאות האישה

כללי

מנהל/ת השירות המרפאתי/ת נושאת באחריות על ניהול תהליכי השירות האדמיניסטרטיביים.
ומנהלת באופן ישיר ומקצועי את מתאמי/ות השירות האישי ביחידה.

כפיפות ניהולית / מקצועית – מנהלת המערך הנייד לבריאות האישה

תכולת תפקיד
 

ריכוז עבודת היומנים:

אחריות וניהול יומני התורים באופן יעיל ומושכל תוך תכנון ויישום עתידי. כולל הקמת היומנים, ביצוע בקרה, שינויים ביומנים, ביטולי תורים וכיו"ב
אחריות על הפעילות השוטפת אל מול מוקד התורים הארצי, כולל בקרה ופיקוח על עמידה ביעדים, תזכורות , תסריטי שיחה וכיוצ"ב
אחריות על הפעילות  מול חטיבת הלקוחות לתקשור הניידות בשוטף
אחריות על עמידה ביעדים - אחוז מילוי יומנים, זמני המתנה, שביעות רצון לקוחות
ממשקים שוטפים עם המרפאות לעניין הנהלים, היומנים והמשך הטיפול

 

ניהול השירות במזכירות

אחריות על השירות האדמיניסטרטיבי במערך הנייד לבריאות האישה בהתאם למדיניות ונהלי מאוחדת
ייזום תהליכים לשיפור השירות, לרבות  זרימת השירות בניידות, זמני המתנה,  ש"ר לקוחות, תיאום בין אנשי הצוות.
ניהול יומי של העבודה והעומסים במזכירות באמצעות מערכות תומכות כגון: Qflow, ניטור שיחות, CRM 
אחריות על סגירת מעגל הטיפול בלקוחות עפ"י צורכי היחידה: המשך טיפול, מענה  לפניות לקוחות ופניות המרפאות , קופה קטנה
 מ"מ מזכירות בניידות

 

ניהול ישיר ומקצועי של מתאמי/ות השירות האישי

הדרכה וחניכה של מתאמי/ות השירות האישי ביחידה
בקרה על הידע המקצועי, איתור פערי ידע ואחריות על השלמתו
מעקב אחר השתתפות בהדרכות
הטמעה של תהליכי עבודה ונהלים
מתן מענה ותמיכה מקצועית בזמן אמת
אחריות על קליטת מתאמ/ת שירות אישי/ת חדש/ה
אחריות להיערכות ומוכנות לעמידה בסטנדרטים בהתאם לדרישות הרגולציה
ניהול נוכחות – בתיאום עם מנהל/ת היחידה, לרבות סידורי עבודה, אישור נוכחות, אישור היעדרויות
הערכות עובדים

 

ביצוע משימות נוספות בתחום עיסוקה בתיאום ובהנחיית מנהלת המערך הנייד לבריאות האישה
לקיחת חלק פעיל בצוות ניהול היחידה כגון: השתתפות בהנעת תהליכים ובישיבות צוות
דיווח שוטף למנהל/ת הישיר/ה

דרישות סף:
השכלה:

לפחות תעודת בגרות מלאה או חלופה מוכרת לבגרות (מכינה קדם אקדמאית, תעודת סמינר לבנות, מבחני חוץ) או במהלך לימודי תואר ראשון שנה שלישית ומעלה
תעודת סיום קורס מזכירות רפואיות ממוסד מוכר או ניסיון בעבודה של שלוש שנים כמזכירה רפואית בפועל בארגון בריאות

ניסיון:

ניסיון של שנתיים לפחות כמזכיר/ה רפואי/ת

יתרון:

שליטה בתוכנות מחשב – Office, SAP. CRM
שליטה בשפות זרות - רוסית/ערבית.
רקע מתחום קידום בריאות ו/או בריאות האישה.
היכרות עם מושגים מתחום הבריאות ובקופ"ח בפרט.
הכרת נהלים של קופת חולים ונהלים חוצי ארגון וסיוע למטופלות בהתנהלות הבירוקרטית בהתאם לצורך.

מיומנויות:

יכולת ניהול והובלת צוות
מקצועיות ומקצוענות
תקשורת ויחסי אנוש מעולים
אוריינטציה שירותית
יכולת התמודדות במצבי שרות מורכבים
יוזמה וגישה פרואקטיבית
מוכוונות לשירות ולשיווק
כישורי סדר, ארגון ותכנון וסגירת מעגלי טיפול

היקף משרה: 100%
חובה רישיון נהיגה בתוקף ונכונות לביצוע נסיעות

המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד
תינתן עדיפות למועמדים/ות עם מוגבלות
נא צרף/י תעודות השכלה והכשרה רלבנטיים