מזכיר/ה למכון הורוביץ

למכון הורוביץ בתל אביב דרוש/ה מזכיר/ה

תיאור התפקיד:
אחריות לניהול תקין ושוטף של המכון, לרבות מסמכים ומידע רפואי, פתיחת הפניות וסריקת מסמכים רפואיים נלווים
מתן מענה לפניות של לקוחות, הכוונה לגורמי טיפול, מתן מידע, פתרון בעיות, בירורים ועוד
תיאום תורים ללקוחות לקבלת שירותי המכון - קביעת תורים, ויסות תורים וארגון יומני הפיזיותרפיסטים, הזמנה לפעילויות טיפוליות, וידוא תורים וכד'
הנחייה מקצועית לעובדי המינהל במכון - סידורי עבודה, הדרכה, סיוע בבעיות, בקרת ביצוע וכו'
ביצוע רישום שוטף של נתוני נוכחות, נתוני פעילות במכון, או אף נתוני לקוחות
הכנת דיווחים סטטיסטיים ואחרים על פעילות המכון, בהתאם לנהלים ולדרישות ממונים
טיפול בנושאים כלליים של מזכירות ומינהלה, הכרוכים בתפעול השוטף של המכון - טלפונים, תכתובת, דואר, תיוק, הקלדה וקידוד נתונים, סיוע משרדי לצוות הטיפולי וכד'
אחריות לתקינות ותחזוקה של מבנה המכון וציודו
אחריות לניהול קופה קטנה ולגבייה עבור שירותי המכון
קשרי עבודה בנושאי האחריות (דיווח, תיאום, העברה של מידע ועוד) עם גורמים מתוך הארגון וכן עם גורמי חוץ
זיהוי צרכים והזדמנויות לשיפור תהליכים במכון, הצעת פתרונות ויישומם כחלק מהצוות המוביל במכון

דרישות התפקיד:
תואר ראשון - יתרון משמעותי
ניסיון מקצועי של שנתיים ומעלה בעבודת מזכירות
יכולת עבודה בסביבה ממוחשבת ומרובת ממשקים
יכולת ביטוי בע"פ ובכתב
יכולת ניהול צוות
יחסי אנוש טובים
תודעת שירות ומוסר עבודה גבוה

*תינתן עדיפות למועמדים/ות עם מוגבלויות